Hvor er du fra? NORGE USA CANADA LATIN-AMERIKA ANDRE LAND

 

 

Messeplan 2016

På denne siden finner du alt du trenger å vite om utdanningsmessene i januar og februar. 

Alle utdanningsmessene vi deltar på arrangeres i regi av TaUtdanning. Mer informasjon om de forskjellige messene kan man finne her: www.tautdanning.no  

PRAKTISK INFORMASJON:
Alt av fly og hotell er booket og prepaid (og skal ha internett og frokost inkludert) – Ring Astrid og beskjed så snart som mulig dersom du ser at noe mangler! Alle må sjekke at all informasjonen stemmer overens med de messene man er satt opp på, samt overnattinger og fly man er booket inn på. Dersom det er noe som ikke stemmer må Astrid få beskjed om dette ASAP. Alle må bekrefte til Astrid at all informasjon i messeplanen er lest, forstått og stemmer.

Torsdag 17.desember og onsdag 6.januar ble det sendt ut en mailchimp til alle studentene hvor vi blant annet minnet om messene, DS i mars og andre ting som skjer i 2016.

Alle må samle på inngangskort/snorer på alle messene og gi til Astrid under rigging på Oslo-messa, for der har vi alltid for få inngangskort/snorer!

Nytt online sign-up program finner du her: http://www.studyacrossthepond.com/eventenquiry/index.html#/

Offline signup-program: http://studyacrossthepond.com/offlineapp/ATP_Student_Details.msi (Instruksvideo laget av Lauren her, hvis du får problemer ifht sikkerhet http://screencast.com/t/t6yyuHrlb)

TELEFONLISTE (det er lurt å lagre alle på jobbmobilen):

  • Anja: 41 40 80 93
  • Siri: 46 59 42 82
  • Astrid: 46 59 42 89
  • Elise: 46 59 42 88
  • Camilla W: 46 59 42 87
  • Henrik: 46 59 42 81
  • Marte: 46 59 42 86
  • Jan Levy: 46 59 42 83
  • Ingrid: 46 59 42 84
  • Frode: 46 59 42 85
  • Ragnhild: 46 59 42 80
  • Lena: 41 44 30 83
  • Gro: TBC
  • Nina: 47 44 22 78
  • Elisabeth: 95 85 34 81
  • Ingrid H: 99 23 94 55
  • Sofie: 41 48 95 35
  • Malene: TBC
  • Anna: 48 21 98 72
  • Camilla E: 95 08 40 60
  • Sonja-Beate: 41 00 42 83

PAKKELISTE FOR STAND:

  • Bunting (flagg som skal henge i kryss i “taket” vårt)
  • Vannkokere/Tea Tables (trebokser) (+ te, kaffe, kopper, skjeer, suketter, melk, biscuits)
  • Søplebøtter og søpleposer
  • Skjøteledninger (+ adaptere)
  • Stoler + Bord
  • Brosjyrer
  • ATP-duker
  • Brev til å legge på bordet til repsa
  • Stickers (“if you want to apply for this uni….”)
  • ATP-Plakater (til å henge på lokale skoler)
  • Leaflets (A5) tilfelle vi går tomme for brosjyrer
  • Tape, saks og annet utstyr
  • Bordskilt (unis)
  • Bannere​
     

PAKKELISTE FOR ALLE:

  • Navnskilt
  • Businesskort
  • Kamera (alle har blitt satt opp med ansvar for å ta bilder på ulike messer)
  • PC (alle må ha PC tilgjengelig tilfelle det trengs på messe. De som har ATP PC vil bli brukt først, men alle må ha med PC på messe og ha den tilgjengelig (husk å opprette en egen brukerkonto slik at ikke sensitiv informasjon du kanskje har på PCen ikke er tilgjengelig for studentene).
  • Notisbok/noe å skrive på
  • Evt. egen matboks, kaffekopp til lunsj osv.
  • Businessklær/ «smarte» klær og pene (men behagelige)  sko – husk ATP Policy. Se mer info her: http://no.studyacrossthepond.com/pages/kleskode
  • ATP-duk (alle skal ha sin ATP duk tilgjengelig og med på alle messer tilfelle universitetene har glemt duk, eller har for liten duk til at den dekker bordet og vi må ha en under deres duk som dekker rotet under bordet). Alle må sørge for å få med seg SIN duk hjem igjen!
  • 10-kroner til traller på Lillestrøm-messen!

FØR MESSENE:

  • Husk å skriv ned studenter som sier at de kommer for å treffe dere på messe, slik at dere er forberedte når de kommer (f.eks.: Navn, karakterer, hvor de er i prosessen, hva/hvor de vil osv.)!
  • Hvis det trengs – betal overvekt på flyplassen eller betal for å sjekke inn en bagasje til (brosjyrer, bannere osv.) – husk alle utgifter over 300 kr må sjekkes med Camilla FØR dere evt. gjør slike ting!
  • På hjemmesiden vår (no.studyacrossthepond.com/utdanningsmesser) står det info om hvilke universiteter som kommer hvor, slik at dere kan sende link/gi info til studentene ved å gå inn på vår hjemmeside. Husk å oppfordre studentene til å komme på messe for å snakket med oss/universitetene! Listen på nett er den som blir oppdatert, så alle forandringer vil stå på denne (det skjer alltid noen småforandringer).
  • Husk å ta med ekstra koffert dersom du skal ha med deg utstyr fra en messe (gjelder først og fremst Camilla og Marte i Lillestrøm, og Ingrid i Bergen)
  • For sending av brosjyrer til hotell i forkant av messen må dette gjøres ca. 2 uker FØR messen. Ring hotellet i forkant for å avtale og spørre om korrekt adresse og prosedyre. Husk å skrive på gjestens navn, Across the Pond, dato vedkommende er gjest i tillegg til hotellets adresse. Det er viktig at hotellet venter pakken, men det kan hende den havner på posten allikevel.
     
  • Camilla sender 3 esker til Ålesund senest onsdag 20. januar
  • Ragnhild sender 1 eske til Haugesund senest tirsdag 19.januar
  • Ragnhild sender 3 esker til Tromsø senest onsdag 27.januar

​Mer info om utsending har blitt sendt på mail til Camilla og Ragnhild

RIGGING:

  • Har vi fått blått teppe på gulvet som dekker hele standen?
  • Har vi skilt foran på standen hvor det står “Across the Pond – Studier i Storbritannia” (veldig ofte skrivefeil).
  • Har vi fått spotter? (pass på at de ytterste spottene lyser på våre faglister som skal henge ytterst på hver side av standen, og de andre lyser på midten av bakveggen)
  • Pass på at du setter ut skiltet med universitetsnavnet på bordet deres, og at duken henger fint (helt ned til gulvet og skjuler det som er bak duken).
  • Husk å sette bordene lang tilbake på standen slik at det er masse gulvplass inne på vår stand slik at studentene kommer inn i «stua vår». Vi skal ikke lukke studentene ute, men sluse dem INN! Rydd bordene etter dagen er ferdig, og alt som ligger på bordet legges på stolen som står pent plassert under bordet. Hvis ikke er det fort gjort at når man kommer neste dag er ting borte (studenter eller andre utstillere som går forbi og tar).
  • Alle brosjyrene universitetene deler ut SKAL ha vårt klistremerke på seg
  • Husk å legge frem flyers i tillegg til våre brosjyrer (f.eks. om mastergrad og stipendmuligheter)

UNDER MESSENE

  • Husk å skaffe dere inngangskort når dere kommer til rigging og bruk/ta vare på disse slik at dere kommer dere inn hver morgen! En ting som kan være verdt å merke seg er adgangskortene vi får; vi får kun lov å bestille et visst antall adgangskort per messe, og problemet er at vi ofte er flere på stand enn det vi får av kort. Det hadde derfor vært kjempefint om alle kunne ta vare på de adgangskortene vi sitter igjen med etter hver messe (ikke kast dem altså, de er verdt kr. 75 per stk!), og også fint om alle kan ta seg et kort første messen og bruke dette resten av messerunden. Problemet er f.eks. på Oslo/Lillestrøm hvor vi er til sammen kanskje 40 mennesker på stand og kun får lov å få 20 kort. Da må vi plutselig ut med mange hundrelapper ekstra for å få nye kort til alle. Hvis noen har igjen noen kort fra i fjor – ta de med!
  • Alle skal være tilstede og hjelpe til med rigging, opp og ned! Dette går fort og effektivt når alle tar i et tak J (noen av dere har ikke fly som rekker frem til rigging, men da er dette godkjent på forhånd. Alle andre må møte opp!)
  • Regn med å være ved messen fra 1 time før åpningstid, til ca. 1-2 timer etter stengetid hver dag.
  • Det er lurt å smøre niste på hotell/ kjøpe med fra matbutikken for det er ofte dårlig utvalg av mat på messene (usunt og dyrt)! Matbudsjett per dag på messe er 300 kr, og det er jo kjedelig å bruke altfor mye av dette på lunsj da man har behov for en skikkelig middag på slike hektiske og slitsomme dager. Det er også lurt å kjøpe med snackbarer eller annet man kan ha underveis når man trenger en liten oppkvikker også J
  • Standby-personen må være klar for å reise ut på messe dersom det blir nødvendig (hvis noen skulle bli syk eller lignende).
  • Husk at man kan legge igjen bagasje på hotellet når man må på messe samme dag som man sjekker ut.
  • De som skal holde presentasjoner MÅ huske å ha med hvite lapper og skrive vanlige skolebesøksrapporter fra disse. De som skal holde presentasjon må selv sørge for å ha med presentasjonen på usb-stick!
  • Den som holder presentasjonen er ansvarlig for å legge inn studentene med sign up, men studentene går til den som skal sende ut eposter og skal følge opp studentene denne dagen (slik at det ikke blir noe tull med duplikater og slikt J).
  • De stedene vi har en ATP-pc på stand kan studentene fra presentasjonen legges direkte inn på denne i en ledig stund under messen. Husk å forandre på referanse (og forandre tilbake)! Viktig at de IKKE blir lagt inn på universitetenes PC med deres referanse. På den måten får vi lettere snappet opp om det er duplikater med en gang.
  • Vi skal opptre profesjonelt oss i mellom og med universitetene! Man er vennlig, men ikke personlig. Vær veldig forsiktig med hva man sier til representantene på messene, for ting som blir sagt negativt om oss/studenter/skoler osv. vil gå rett i notisboka og rett til øverste hold. Be dem heller snakke med Anja hvis det er noe dere er usikre på hva dere skal svare på! Husk at det du sier til universitetene ikke er «fortrolig», men noe de sier videre.
  • Du representerer Across the Pond og må oppføre deg profesjonelt til en hver tid. Du er der for å snakke med studenter og for å hjelpe dem. Fokus skal derfor hele tiden være på studentene! Pass også på at du har ansvaret for å følge opp dine universiteter, og hvis du har en ledig stund og de ser ut som de kjeder seg, så slå av en prat med de, men ikke på bekostning av studenter som er på standen. Sosialisering oss i ATP i mellom gjøres før/ etter messene J
  • Det er også viktig å passe på at universitetene ikke sier noe negativt til studentene! For det går rett videre og vi får garantert høre det enten fra gjeldende organisasjon eller universitet.
  • Pass på at ikke alle studentene blir sendt til ett universitet, men fordel dem utover så alle universitetene får noen å snakke med. Alle studentene skal også snakke med flere enn ett universitet, helst 3-5 stk. hver slik at de får mest mulig informasjon. Universiteters om kjeder seg begynner å klage på alt, så hvis det er noe de klager på, gi beskjed til Anja og henvis dem også til å snakke med Anja om disse tingene fremfor dere.
  • Oversikt over våre nye, flotte bannere ligger nederst i messeplanen. ALLE bannere skal behandles superpent (de er kjempedyre) og legges på plass der man fant dem basert på følgende nummersystem (og  i egen «mappe»). Uten unntak!
  • Private telefoner legges vekk når vi står på stand!
  • Om det passer seg slik ved noen av messene er det ok å gå og spise sammen med universitetene/møte dem for middag, MEN vi spiser da middag med dem og har max 1-2 drinks etterpå hvis man vet man tåler det (er du usikker på hva du tåler etter en lang og slitsom dag, så hold deg unna alkoholen), og så må vi tilbake og sende epost og følge opp studenter og sende epost. Flere av universitetene vil ofte ”ut på byen”.  Dette er vi ikke med på da det er viktig å være 100 % profesjonelle i forhold til universitetene og klar til topp innsats neste morgen! Det er en nulltoleranse på alkohol når det er messe dagen etterpå. Husk at når du drikker er det også større sjanse for å bli syk.
  • Vi deltar ikke på middagene som arrangeres av messeselskapet/Sonor.
  • Husk at bunting (flagg i taket) aldri skal klippes opp! Sørg heller for å feste dem i forkant av standen først, slik at det som er for langt kan gjemmes bak bannerne.
  • Vi forventer at du hele tiden i messeperioden opptrer profesjonelt ovenfor alle involverte. Dersom du har noe som du lurer på eller som haster, så er Anja tilgjengelig på telefonen døgnet rundt (41408093). Ikke nøl med å ringe om det er noe! 
  • Messeperioden er unntakstilstand, og all var energi går da ut på å være på messer, sende eposter og sende søknader. Andre småting blir ikke prioritert i denne perioden med mindre annet er gitt beskjed om. I denne perioden handler det kun om jobb dessverre, men det vet dere alle på forhånd, og vi forventer derfor at dere stiller opp og er 100 % fokusert på studentene og jobben.
  • Husk også på hvilke messer du har ansvaret for å ta bilder og sende til Siri senest 2 dager etter messen er over!
  • Husk også å notere deg hvilke messer du har ansvar for å ta bilder! Det skal tas bilder under både rigging og selve messen (begge dager). Bildene skal lastes opp i OneDrive når messen er ferdig (Norway Specific Information – Photos – Messeperioden 2016).
  • Ingen studenter som kommer på stand skal få info uten å registrere seg, med mindre de nekter plent. Så her må dere skru på overtalelsesevnene, og se i Bibelen for tips til hvordan få studenter til å skrive seg ned (noen heite salgspunkt er ofte «informasjon om stipend», «informasjon om bolig/boligsøknadsfrist», «linker direkte til studiene de er interessert i, slik at de slipper å lete seg frem på nett selv», «føravreisemøter», «invitasjon til ulike eventer» og lignende.
  • Generelt gir vi ut for mange brosjyrer i forhold til registreringer som kommer inn på messene, derfor må alle bli mer bevisst på dette! Vi må se på messene som en byttehandel hvor studentene får en brosjyre fra oss mot at de registrerer seg på en PC. Brosjyrene koster mye å trykke opp hvert år, så vi har ikke råd til å «kaste» brosjyrer etter studentene! Husk også at vi har fine leaflets som kan deles ut til de som ikke virker så veldig interesserte, eller til 10.-klassinger som fortsatt har noen år på seg før det blir aktuelt å søke.      

FADDERUNIVERSITETER

På listene over hvilke universiteter som skal delta på hver messe, står det navn i parentes som antyder hvem som er «fadder» for dette universitetet på den messen. Ansvarsoppgaver som fadder er:

På morgenen:

  • Ønske velkommen og takke for at de kom
  • Forklare dem hvordan brosjyren vår fungerer og vise dem at de har en 2siders profil der
  • Gi dem passord/brukernavn til internettet vårt
  • Sørge for at alle universitetene har sin pc/tablet på nett og at referanse i sign-up-programmet er lagt inn og fungerer (og at universitetene vet hva de skal gjøre med dette, og HVORFOR det er viktig at ALLE studentene skriver seg inn. De vil få liste med alle studentene som har skrevet seg inn på deres PC og ticket av at de vil ha informasjon direkte fra universitetet tilsendt på epost samme dag som messen).
  • Sørge for at alle universitetene har brosjyrer på bordet sitt (men ikke mer enn 15-20 stk av gangen, slik at de ser litt eksklusive ut)
  • Pass på at alle har de flyersene de skal ha (se under rigging for info om dette)
  • Sjekke at alle universitetene har klistrelapper til å sette på alle brosjyrene de deler ut
  • Sjekke at universitetet har duk (hvis ikke bruker vi en ATP duk feil vei slik at logo ikke synes)
  • Sjekke at universitetet har bordskilt med riktig universitetsnavn på som står på hjørnet av bordet
  • At alle representantene vet hvor de kan få te/kaffe, kjeks osv. + info om hvor de kan få seg lunsj og at de selv styrer når de tar lunsj. Fint om de sier fra når de går og omtrent når de er tilbake slik at vi kan gi denne informasjonen videre hvis det kommer studenter og spør etter dem når de er borte.
  • Si at hvis de lurer på noe, så er det bare å spørre dere + at vi hjelper dem gjerne med å snakke med studentene, oversette karakterer, inntakskrav og alt annet de måtte trenge hjelp med.
  • Sørge for at de er klar over at VI fyller inn søknadene FOR studentene. Ikke henvis dem til UCAS, det blir bare rot for de klarer ikke fylle det inn selv (våre kontaktpersoner vet dette, men hvis ikke våre kontaktpersoner er ute sier de ofte VELDIG mye rart og gir ut informasjon som er for britiske eller andre internasjonale studenter som ikke stemmer overens med det som gjelder for norske studenter (visum, engelsktest osv.).
  • De som er på Art&Design-stand må få klar beskjed om at det er kjempeflott om de kan gi tilbud til de som kommer med portfolio, men at det er ekstremt viktig at de sier til den personen hos oss som har ansvaret for å skrive ned tilbud slik at det ikke blir kluss og påstander om tilbud som universitetet ikke husker at de har gitt ut osv.
  • Spørre om universitetsrepresentanten faktisk har lest brevet vårt med informasjon om messen (det skal ligge et brev på hvert bord første dag av messen)
  • Passe på at studenter blir eksportert fra universitetet sin PC før de går (dersom vi må bruke offline sign-up program)

Underveis i messen:

  • Sørge for at det alltid ligger ca. 15 brosjyrer på bordet
  • Passe på at de setter klistremerke på de brosjyrene de deler ut
  • Passe på at de som er på Art&Design-stand gir beskjed når de har gitt tilbud (pass på at dere alltid snakker med studentene etter at de har snakket med universitetene tilfelle de lurer på noe, trenger forklaring på noe osv.)
  • Sjekke at de faktisk ber studentene registrere seg
  • Sjekke at de deler ut flyers
  • Jevnlig sjekke om de lurer på noe/trenger hjelp med noe
  • Hvis universitetene står alene og du ikke har noe å gjøre/det ikke er noen studenter i nærheten, så pass på å spørre dem om ulike studier og lignende, slik at du kan lære mer og de blir ofte gira av at vi viser interesse
  • Sørge for at det alltid ser rent og pent ut på bordet/rundt bordet/på standen

Etter messen:

  • Etter dag 1: Rydde alt av bordet og legge på stoler/under bordet
  • Passe på at duken henger rett/helt ned til bordet og ser penest mulig ut
  • Passe på at de ikke kaster/tar med seg bordskiltet med sitt navn på
  • Takke for at de kom og ønske vel hjem
  • Vi later som om vi vil ha brosjyrer osv. de har til overs hvis de spør/ikke vil ta med seg hjem (men det går selvsagt til gjenvinning hvis ingen av oss vil ha det/vi vet om noen studenter vi skal møte som vil ha dem osv.)
  • Passe på at de ikke stikker av med våre duker/PCer (alle som har sin duk/PC i bruk må selv sørge for at den ikke forsvinner)
  • Den som har ansvaret for å skrive ned alle A&D-tilbud i excel og sende på epost til Elizabeth og Anja
  • Rydde på plassen til sine universiteter når de har dratt

ETTER MESSEN:

Dersom du møter studenter du på messe som du selv ønsker å følge opp må du ta ned detaljer for deg selv og gi beskjed til personen som sender ut eposter den dagen

Rapport legges inn online samme dag som messen er over.

Rapporten skal inkludere:

  • Litt om hvordan dagen/messa har vært
  • Typiske spørsmål fra studentene
  • Hvilke universiteter som ikke er våre har det vært spørsmål om?
  • Ting om og fra universitetene (alle som har noe å melde må gi beskjed til Anja/Thea hvis de er på messen, og hvis ikke må de gi beskjed til den som skal skrive rapport slik at Anja/Thea får vite om det).
  • Ting som gikk veldig bra, ting som ikke gikk så bra
  • Hva som manglet
  • Var det travelt hele tiden, eller lange rolige perioder
  • Hvor mange brosjyrer som ble delt ut totalt 
  • Alt annet som er relevant. F.eks. hvordan presentasjoner gikk og sånt (men egen rapport skal skrives for presentasjonene som på vanlig skolebesøk)

De som skal sende ut eposter:

  • Dersom man føler at man ikke har kapasitet til flere studenter selv om man er satt opp til å få flere – så spør gjerne en kollega om han/hun ønsker flere studenter.
  • Eposter til studentene som registrerer seg skal sendes ut samme dag – dette er uten unntak! Det er viktig at vi kommer våre konkurrenter i forkjøpet og er de som kontakter studentene først J Det er også viktig å huske på å skrive «Studier i Storbritannia» i emnefeltet på eposten slik at studentene vet hva det gjelder (de registrerer seg jo på mange stands på sike messer).
  • De som sender ut epost etter messen har ansvar for å si i fra til de andre veilederne om hvilke duplikater de har funnet mens de sender ut. NB! Det er ekstra viktig at alle duplikater følges opp innen 24 timer i messeperioden!

FORDELING AV STUDENTER 2016:

  • Lillestrøm: Henrik/Ingrid
  • Halden: Jan Levy
  • Kristiansand: Marte
  • Sandefjord: Elise
  • Stavanger: Camilla
  • Bergen: Jan Levy
  • Ålesund: Ingrid
  • Trondheim: Marte
  • Bodø: Henrik
  • Tromsø: Ragnhild
  • Oslo: Frode opp til 200 studenter/Ragnhild resten

STANDBY PÅ MESSENE (I TILFELLE NOEN BLIR SYKE):

  • Lillestrøm: Ingen (alle er på messe)
  • Halden: Siri
  • Kristiansand: Ragnhild
  • Sandefjord: Marte
  • Stavanger: Ingrid
  • Bergen: Camilla
  • Ålesund: Jan Levy
  • Trondheim: Henrik
  • Bodø: Jan Levy
  • Tromsø: Frode
  • Oslo: Ingen (alle er på messe)

Til de som skal kjøre på rundtur med ATP-bilen:

  • De 4 Pcene som ligger i bilen bør tas med inn på hotellrom på natten (de nettene de ikke overnatter på messe)
  • Det ligger en jumpstarter i bilen tilfelle den ikke skulle starte. Det er lurt å passe på at denne er fulladet (f.eks. lade den en gang per uke eller noe). Bruksanvisning står på/ligger i en plastpose i bilen
  • Pass også på at det er godt med luft i dekkene. Fyll på etter at bilen drar fra Lillestrøm, så det er passe med luft i forhold til lasten.

Utstyr som skal hentes/leveres med ATP-bilen:

Kristiansand:

  • Utstyr må hentes hos Sigbjørn (ikke bare brosjyrer, men også ATP-telefon, trillebag, duk osv.)
  • Trillebagen og telefonen etter Sigbjørn må INGRID (veileder) ta med seg fra Bergen og gi til CAMILLA (deltid) i Bodø

Stavanger:

  • De som er i Stavanger må avtale med Hanne Elise å hente utstyr fra henne som hun ikke har levert inn ennå
  • De som henter brosjyrer hos Mariann i Stavanger må også huske å gi henne en ATP-trillebag (står i ATP-bilen)
  • Ingrid H. skal også få en trillekoffert i Stavanger

Bergen:

  • Sofie skal få en trillekoffert i Bergen

Det står altså 4 trillebager i bilen på vei til Lillestrøm, og 1 til blir hentet hos Sigbjørn. De skal fordeles til følgende deltider:

  • Elisabeth (Lillestrøm)
  • Sofie (Bergen)
  • Mariann (Stavanger, bytte mot brosjyrer)
  • Camilla E. (Ingrid tar med fra Bergen til Bodø sammen med telefonen etter Sigbjørn)
  • Ingrid H. (Stavanger