Hvor er du fra? NORGE USA CANADA LATIN-AMERIKA ANDRE LAND

 

 

Destinasjon Storbritannia, mars 2016

Her har vi samlet all viktig informasjon til Destinasjon Storbritannia 11. og 12. mars 2016.
På denne siden finner du informasjon om følgende: 

STED:
Felix Konferansesenter, Aker Brygge
Bryggetorget 3, Postboks 2046 - Vika, 0125 Oslo.
Tlf:   23 89 72 70
Fax: 21 67 52 31
Web: www.felixkonferanse.no
E-post: info@felixkonferanse.no

Ligger sentralt i Oslo, enkelt å komme seg dit med offentlig transport og for de som kommer inn til Oslo med offentlig transport.
T-bane = Nasjonalteatret
Trikk = Aker Brygge
Buss = Vika Atrium/ Bryggetorget

GENERELL INFO:
Oppmøte for ATP veiledere:  Fredag kl. 13:30 – Lørdag kl. 11:30
Åpningstider for eventen: Fredag 16:00-20:00 – Lørdag: 12:00-18:00

Husk at vi må beregne å være igjen en stund etter begge dagene for å rydde (spesielt lørdag for nedrigg). Alle veilederne bør ha tømt innboksene sine før fredag kl. 12:00.

Telefonnumrene til alle som deltar (husk å lagre disse på jobbmobilen):

  • Anja: 41 40 80 93
  • Frode: 46 59 42 85
  • Siri: 46 59 42 82
  • Camilla: 46 59 42 87
  • Elise: 46 59 42 88
  • Henrik: 46 59 42 81
  • Marte: 46 59 42 86
  • Jan Levy: 46 59 42 83
  • Ingrid: 46 59 42 84
  • Ragnhild: 46 59 42 80
  • Lena: 41 44 30 83
  • Gro: TBC
  • Nina: 97 57 11 94
  • Elisabeth: 47 44 26 48

PAKKELISTE:

  • ATP duk
  • PC (til veiledning, workshop, registreringsbord og presentasjonsrom)
  • Navneskilt
  • Stor pull-up (de som bor i Oslo)
  • Visittkort (veiledere)
  • Oversikt og informasjon om sine studenter som kommer på DS (veilederne skal ha blitt kopiert inn i påmeldingene slik at de lett kan finne frem til sine studenter som kommer)

ANTREKK:

Business Casual (no.studyacrossthepond.com/pages/kleskode)

Ta gjerne med joggesko til oppriggingen slik at det ikke er noe problem å løpe litt rundt, men husk å bytte til pen-sko før eventen starter!

PRESENTASJONER:

Anja/Lena printer ut 20 oversikter over presentasjonene som vi kan henge opp rundt omkring på Felix. Alle presentasjoner vil holdes i Felix 2 (auditoriet) like ved registreringsbordet.

Fredag: Lånekassen er tilgjengelig for spørsmål i etterkant av sin presentasjon som er kl. 16:00 med en gang eventen starter. ANSA kommer ikke!

Referanse i CRM:
D.S 2016/03 – Oslo (+ eventuelt annen messeby)

Hotell:
Hotellrommene er booket av Astrid Yirrell, men rommene skal være registrert i deres egne navn. Eventuelt kan det hende de er registrert på Anja Thoreløkken.

11-12.mars
Elise, Camilla, Frode, Ingrid, Ragnhild og Gro

Thon Hotel Astoria
Dronningensgate 21, 0154 Oslo
Bookingreferanse: 324517498

12-13.mars
Ingrid, Ragnhild og Frode

Thon Hotel Gardermoen
Balder Allé 22, 2060 Gardermoen
Bookingreferanse: 324545918

REISE:

INFO TIL STUDENTENE:
All info om eventen som gjelder studentene ligger her. Fint om dere alle er oppdatert på hva som står der.

UTSENDINGER:

  1. Mailchimp x2 har blitt sendt ut i forkant av eventen
  2. Mail til de som er påmeldt sendes fredag 4. mars fra veiledere
  3. SMS sendes ut 2 dager før (onsdag 9.mars) fra veiledere

Tips til studentene i forkant:

  • Tips til hva de skal forberede seg på og tenke gjennom før de kommer (hva de vil studere, hva de lurer på, lese om universitetene og fagene, hva/hvordan de skal vise til universitetene, osv)
  • Ta med PC hvis de har tingene sine elektronisk
  • Det skal være internett der, men man vet jo aldri om noe kan skje med det når mange bruker det samtidig.
  • Spørsmål om eventen må sendes direkte til veilederne, ikke til event-kontoen (event@studyacrossthepond.com)
  • Spørre hvor de reiser fra – greit å vite hvem som kommer langveisfra slik at vi vet om de trenger å få litt ekstra ut av det, og må sørge ekstra for at de er fornøyde
  • Sende epost til alle studentene som har meldt seg på med veiforklaring, hva de må ha med seg, hvor de skal ringe om de ikke finner veien, at de ikke trenger komme til annet enn avtalene sine (men bør være der minimum 15 min før avtale just in case).

Spesielt til de som skal på A&D workshop:

  • Be veileder om råd og tips til portfolio hvis de ikke har dette klart for seg
  • Tenke gjennom hvordan de vil ha med portfolioen, flott å sette arbeider som er printet ut i mappe, men det er ikke noe problem å vise frem ting på PC heller.
  • Det er viktig å notere ned tidspunkt for de forskjellige møtene de har blitt satt opp på, slik at de ikke går glipp av avtalene sine
  • De må huske å si fra hvis de ikke kan komme likevel – da kan vi gi plassene til andre som ønsker dem. Det er ofte venteliste, og universitetene bruker masse tid og penger på å være på workshop, så de vil gjerne treffe så mange som mulig.
  • Hvis de ikke kan komme må de sende veileder en SMS, ikke epost da vi er opptatt på event og ikke tilgjengelig på epost i helgen. Viktig at de sier fra slik at vi kan gi plassen deres til de som står på venteliste for å snakke med universitetene.
  • Vi anbefaler å snakke med 2 universiteter, og vi garanterer max 2 stk.
  • Alle studentene får snakke med universitetene 25 min for tilbakemelding med portfolio

ANSVARSOMRÅDER UNDER EVENTEN:
Under selve eventen har jeg fordelt dere på følgende rom/ansvarsområder:

  • Registreringsbord: Elisabeth + Siri
  • A&D Workshop: Nina
  • Hjelper til der det trengs på A&D Workshop og registreringsbord: Lena
  • Presentasjonsrom: Gro (tar også bilder og film av eventen når det er mulighet mens universitetene holder presentasjoner)
  • Veilederrom: Camilla
  • Veilederne har ansvar for å mingle med universitetene og passe på sine fadderuniversiteter når de ikke har veiledningstime med studenter

Opprigg av eventen:
Når det gjelder opprigg er det ikke så lett å vite hvor lang tid alt tar, men blir du fort ferdig med din oppgave går du videre for å hjelpe de som ikke er ferdig, og som trenger litt hjelp J Er du ledig kan du også spørre Frode hva som ikke er gjort enda. Jo fortere vi få rigget opp, jo bedre!

Messeområdet: Henrik + Ingrid

  • Det må være riktig antall stoler ved bordene til universitetene (se oversikt over hvem som kommer i OD)
  • Henge opp bunting og bannere
  • Sette opp bordskilt (random plassering - Frode har liste)
  • Sjekke at alle har stikkontakt
  • Gi alle internett login
  • Legge en ATP brosjyre på bordet til unisa for reference (åpen på deres side)
  • Passe på at alle universitetene får et info-ark
  • Passe på at alle universitetene får klistrelapper til å sette på brosjyrene
  • Lage et eget ATP-bord med leaflets, flere brosjyrer (hvis vi har ekstra bord)

Veiledningsrommet: Camilla

  • Henge opp bunting
  • Alle veilederne har med egne duker til sitt bord
  • Veilederskilt (Anja har med i bilen)
  • Henge opp dørskilt (Anja har med i bilen)
  • Sette opp printere og sjekke at de fungerer (veilederne ordner selv hvis noen av deres studenter har med dokumenter som må skannes)
  • Når man IKKE har veiledning forventes det at man følger opp sine studenter som er på workshop, sine fadderuniversiteter og/eller snakker med studenter som mingler i området hvor universitetene holder til
  • ALLE VEILEDERE SOM HAR VEILEDNING/SNAKKER MED STUDENTER SOM IKKE ER I KONTAKT MED OSS FRA FØR SKAL LEGGE DEM OVER PÅ SEG I SELV CRM OG FØLGE OPP.

Gro lager en oversikt over når dere skal ha veiledning med deres studenter, når dere skal ha lunsj på lørdagen, når dere skal mingle med universitetene osv. Dokumentet ligger i OD: Central Library – Events – Norway – Destination Britain – DS March 2016

A&D Workshop: Marte (ansvarlig under opprigg)

  • Sette opp prosjektor + høyttalere og teste at det vi skal vise fungerer
  • Vi trenger en PC i dette rommet
  • Henge opp bunting
  • 5 stk store ATP duker til universitetene
  • Bordskilt
  • Sette opp ventebord (kanskje vi har noen ekstra duker til dette) Vann og mugger? Blyanter? Tegneblokker?
  • Sette opp registreringsbord utenfor workshoppen (med duk og to stoler)
  • Dørskilt (Anja har med i bilen)
  • Sørge for at alle universitetene får en oversikt over hvilke studenter som kommer (Anja/Lena har printet ut dette)
  • Sørge for at noen alltid har kontroll på listen med hvem som skal møte hvilke universiteter når (de som sitter på registreringsbordet)
  • Sørge for at universitetene forstår at de SKAL gi tilbud, og at de skal gi beskjed til oss når tilbud gis. De som sitter på registreringsbordet har også ansvar for å sjekke jevnlig med universitetene om tilbud er blitt gitt (føre inn på Excel-liste som Frode sender ut på forhånd). Listen med alle tilbud sendes til Anja & Frode for oppfølging.

Gi beskjed om følgende til universitetene som er på workshop (Nina + Lena):

  • Velkommen, takke for at de kan komme
  • Si fra hvis de trenger noe (kaffe, te osv.)
  • Sjekke at de har lest info på hjemmesiden vår
  • Internett-tilgang hvis de vil vise studentene ting osv.
  • Si fra hvis de trenger pause
  • Workshop: Forklare at målet er at de skal gi råd og tips til videreutvikling av portfolio
  • Hvis de kan gi tilbud der og da, så er det supert! Si fra til oss slik at vi kan skrive ned.
  • Be studentene som får tilbud om å snakke med veilederen sin etterpå, da vi vil hjelpe dem med søknadsprosessen (slik at de ikke trenger å bruke tid på dette).
  • Oppfordre studentene til å komme tilbake på neste workshop eller på messe for å vise fremgangen sin. Målet er at de skal ha mulighet til å møte oss og universitetene mange ganger slik at de kan utvikle portfolioen sin til å bli god nok til opptak.

Bildeansvarlig: Gro

Presentasjonsrommet: Gro (ansvarlig og setter opp)

NB! Vi får tilgang til auditoriet ca. kl.14:00. Det er viktig å passe på at prosjektor fungerer og er oppe å gå før kl. 16:00 som er første presentasjon (Lånekassen).

  • Vi trenger en pc i presentasjonsrommet
  • Henge opp bunting
  • Informere alle universitetene når de kommer om NÅR de skal ha presentasjon og be dem ta kontakt med Nina hvis de har spørsmål
  • Sjekke at PC og presentasjoner fungerer og at alle kommer i gang med sine presentasjoner
  • Telle hvor mange som er tilstede på hver presentasjon og sende tall til Frode i etterkant
  • Anja har dørskilt
  • 1 bord utenfor presentasjonsrommet til Lånekassen med bordskilt og duk

Veiledere som skal holde vår presentasjon:
Fredag kl. 19:40: Henrik
Lørdag kl. 12:00: Marte

Sette opp tebord: Siri

  • Sørge for at te-bordene alltid ser ok ut og har det de trenger
  • Evt. gå på butikken å kjøpe inn hvis det mangler noe
  • 4 bord (et på hvert workshop-rom og to på veiledningsrommet)
  • Huske å vaske over tebordene når de pakkes bort også!

NB! Vi får kun lov av Felix til å lage te og kaffe inne på rommene vi leier (veilederrom og A&D workshop) så alle får være flinke til å tilby universitetene å hente te til dem og til å informere om hvor det er tilgjengelig J

Plakater + pilpekere: Lena
Henge opp oversikter over presentasjoner slik at studentene kan se disse lett

Bannere og bunting: Jan Levy og Elise
Henge opp bannere og bunting der det passer

Sette opp registreringsbord: Ragnhild
Vi kommer til å ha en egen kø for de som er forhåndspåmeldt, for de trenger kun å krysses av på listen og få «billett». De som ikke har meldt seg på må fylle inn vårt sign-up-skjema før de kan komme inn på eventen. Alle skal få en ATP-brosjyre når de kommer.

  • 5 esker med brosjyrer som må stå ved registreringsbordet slik at studentene kan få når de kommer (Anja har med brosjyrer i bilen)
  • Store pull-ups på sidene / på vei ned til workshopen
  • Kø-delere (laminerte)
  • Sette 2 stk store pull-ups i inngangen (slik at de sees utenfra)
  • Henge opp bunting på gelendere og andre steder det passer
  • 2 store ATP-duker til registreringsbordene (eller små slik at de store kan brukes på Workshop, må ses an i forhold til hvor store bordene er)
  • Sjekke at signup fungerer før de kommer (Ref: D.S 2016/03 – Oslo (+ eventuell messeby) )
  • Ha liste med alle påmeldinger (DB, WS, VS) i OD. De som har ankommet markeres med ulike farger – BLÅ for fredag, GRØNN for lørdag, LILLA for de som kommer begge dager og RØD for de som aldri kom (det ser vi på slutten/i etterkant av eventen).
  • Vi trenger 2 stk PC’er.
  • Sørge for at de som er på registreringsdesken alltid vet hva de skal si til studentene:
    • Fortelle hvor presentasjoner, veiledningsseminar, workshop og universitetene er
    • Be dem snakke med så mange universiteter som mulig slik at de kan få mest mulig ut av dette
    • Be dem få med seg flest mulig presentasjoner slik at de får mest mulig ut av dette
    • Er de påmeldt workshop og vil studere Art&Design? Hvis ikke må de sendes til det rommet og snakke med Camilla E. og Sonja-Beate for å se om det er mulig å snakke med universitetene selv om de ikke har med portfolio.
    • Hvis de ikke er påmeldt veiledningsseminar, så gå gjerne og se om det er noen ledige hos deres veileder!
    • Med billetten kan de gå inn og ut så mye de vil. Fint om de sier fra hvis de kommer tilbake i morgen, slik at vi kan se hvor mange som kommer igjen på dag 2. Nyttig for oss å vite.
    • Gi dem brosjyre (hvis de ikke har den allerede) og vis dem hvordan de bruker den med krysslisten bak (for å se hvilke universiteter de kan snakke med), informasjon om Lånekassen og kostnader på side 9 og generell praktisk informasjon frem til side 9 + dobbeltside om hvert universitet i tillegg til studentopplevelser. Det finnes flere av disse på våre hjemmesider.
  • Ark til å registrere alle som kommer (foreldre teller man bare og gir dem billett, men send Anja tall i etterkant over hvor mange foreldre som kom).
  • Klistrelapper til å sette på alle besøkende (Anja/Lena printer ut disse)

INFO TIL UNIS:
All informasjon universitetene har fått ligger samlet her - det er lurt å lese dette på forhånd.

Det er lurt å minne alle på at det ikke er lov å ta med mat og drikke inn på Felix.

Husk også at det er viktig at vi ikke deler for mye med representantene som kommer. Det er viktig å opptre profesjonelt og huske på at de snakker mye sammen. Husk at vi aldri snakker negativt om noen av partnerne våre, vi deler ikke informasjon om våre interne rutiner og vi skal alltid være hjelpsomme. Vi skal være vennlig, men ikke vennene dere.

Info over hvem som kommer fra de ulike universitetene ligger i OD (oppdateres fortsatt):
Central Library – Events – Norway – Destination Britain – DS mars 2016 Uni Reps

Fadderuniversiteter 

  • Aberdeen: Elise
  • Aberystwyth: Elise
  • Brunel: Elise
  • Chester: Camilla
  • City: Camilla
  • Durham: Camilla
  • Exeter: Henrik
  • Falmouth: Henrik
  • Kingston: Henrik
  • Lincoln: Marte
  • Napier: Marte
  • NCH: Marte
  • Nottingham: Jan Levy
  • OBU: Jan Levy
  • QMU: Jan Levy
  • Reading: Ingrid
  • Roehampton: Ingrid
  • Sheffield: Ingrid
  • UCA: Ingrid
  • UCFB: Ragnhild
  • Trinity St. David: Ragnhild
  • Winchester: Ragnhild
  • Worcester: Ragnhild
  • Lena: Holder et ekstra øye med de som er på workshop’en

Fadderansvar innebærer:

  • Ønske velkommen når universitetet kommer, og takke for at de kom før de går
  • Forklare hvordan brosjyren vår fungerer (vis dem deres dobbeltside)
  • Forklare hva som skjer i de ulike rommene
  • Sørge for at de vet hvor te-bordene er
  • Spørre om de har presentasjonen sin klar (på USB-stick). Nina vil også ta runden og minne dem på når presentasjonen deres er, og si at de kan spørre henne hvis de lurer på noe. Nina vil være i auditoriet når hver presentasjon starter for å sjekke at alt fungerer som det skal.
  • Si at de kan ta pauser når de vil, men at de må gi beskjed til oss.
  • Lunsj kan de spise på en av de mange restaurantene på Aker byrgge, eller de kan gå på matbutikken, men det ikke er lov til å ta med mat inn på Felix (kun snacks og drikke på flaske)
  • Universitetet må bare si ifra til oss hvis de trenger noe
  • Gi dem internett-login
  • NB! Sørge for at de setter våre klistrelapper på alt de gir ut av brosjyrer/materiale!
  • Sjekke at de har duk
  • At de er klar over at vi fyller inn søknadene FOR studentene. Ikke henvis dem til UCAS, det blir bare rot for de klarer ikke fylle det inn selv.
  • Nevne at de ikke får en oversikt over studentene som har vært innom eventen. Hvis de vil ha kontaktdetaljene til en student må de notere dette selv.

ETTER EVENTEN:
I etterkant av eventen skal alle veiledere sende en epost til sine studenter og takke for at de kom + sette dem i gang med prosessen (se mal nedenfor). Mailen skal sendes ut mandag 14. mars.

NB! Denne mailen skal ikke sendes til nye studenter som eventuelt registrer seg på DS – de  vil få en egen førsteepost med litt annen info.

Hei!

Tusen takk for at du kom på vårt arrangement Destinasjon Storbritannia i helgen. Vi håper du fikk med deg alle de presentasjonene du ønsket og at du fikk en del informasjon fra de ulike universitetene. Sitter du igjen med noen spørsmål etter arrangementet? Lurer du på hvordan du skal gå videre nå?

Husk at jeg er her for å hjelpe deg med alt du måtte lure på når det gjelder studier i Storbritannia – og jeg hjelper deg selvsagt med hele søknadsprosessen.

Still deretter et spørsmål basert på forrige korrespondanse for å få dem i gang med prosessen.

Hilsen X